直近5営業日で区切る案件・人材情報の鮮度管理
Dot Linkはマッチングの対象になる案件・人材を直近5営業日に区切っており、期限が切れたものは候補一覧から自動的に見えなくなります。
SES営業の情報は、届いた瞬間がもっとも価値が高く、そこから日ごとに価値が落ちていきます。
にもかかわらず、案件リストも人材リストも、放っておけば増える一方で減ることはありません。
この記事では、古い案件・人材をリストに残さないために、Dot Linkが期限をどう設計で担保しているかを整理します。
古い案件・人材がリストに残ると営業実務で起きること
古い案件・人材が残ったままのリストは、単に使いにくいだけでなく、取引先からの信用を削ります。
すでに終わっている話に連絡してしまうという、営業として避けたい行動をリストが誘発するためです。
案件も人材も、状況が変わったことをわざわざ全社へ知らせてくれる取引先はほとんどありません。
締まったことも決まったことも、こちらから連絡して初めてわかります。
終わった案件へ連絡して恥をかく
もっともよくあるのが、募集が締まった案件に問い合わせてしまうケースです。
先方からすると、数週間前に終わった話をいまさら持ち込まれたことになります。
一度なら笑い話で済みますが、繰り返されるとこちらの情報管理が雑だと受け取られます。
案件の内容を丁寧に読み込んでいたとしても、その案件がもう存在しないなら、かけた時間はそのまま失われます。
決まった人材を提案して調整をやり直す
人材側でも同じことが起きます。
すでに他社の案件で参画が決まった方を提案してしまうと、案件側で日程を押さえてもらった後に取り下げることになります。
案件側の期待と社内の調整を同時に崩すため、痛みは案件側の空振りより大きくなります。
しかも人材情報は、案件より長くリストに残りやすい傾向があります。
「良い人材だから覚えておこう」という気持ちが、古い情報を手元に残す方向に働くためです。
動いている案件が古い案件に埋もれる
三つ目は、リスト全体の使い勝手が落ちることです。
古い案件・人材が消えないまま積み上がると、今日届いた情報がその中に紛れます。
上から順に見ていくだけでは、どれが生きている話なのかが判断できません。
結局、1件ずつ「これはいつの情報か」を確かめる作業が発生し、リストを持っている意味が薄れます。
鮮度の管理を人の運用に任せると必ず崩れる
案件・人材情報の鮮度は、担当者が古い行を消すという運用に任せると、ほぼ確実に崩れます。
消す作業には期限も担当も成果もなく、忙しい日から順に後回しになるためです。
これは担当者の怠慢ではなく、運用の設計として無理があるという話です。
消す担当も締め切りも決まらない
新しい情報を登録する作業には、提案という目的があります。
一方で古い情報を消す作業には、直接つながる成果がありません。
そのため誰がいつ消すのかが最後まで決まらないまま、リストだけが伸びていきます。
月初にまとめて棚卸しをするといったルールを作っても、繁忙期に一度飛ばした時点で元に戻ります。
他社から届いた情報は自社では消せない
さらに厄介なのが、案件・人材情報の多くが他社から届いたものだという点です。
自社が管理している情報なら、状況が変わったときに自社の判断で消せます。
けれども取引先から届いた案件・人材は、締まったのか、まだ生きているのかを、こちらからは判断できません。
先方が「あの案件は終わりました」と一斉に知らせてくれる前提を置くと、鮮度管理はそこで止まります。
相手の善意に依存しない仕組みが必要になるのは、このためです。
マッチング対象を直近5営業日に区切る設計
Dot Linkは古い案件・人材を人が消すのではなく、マッチングの対象期間そのものを直近5営業日に区切ることで鮮度を担保しています。
消す作業を頑張るのではなく、放っておけば対象から外れる形にしたということです。
毎朝の日次マッチングは平日の朝に動き、その時点で新しく届いた案件・人材を処理します。
このとき突き合わせる相手側の母集団が、直近5営業日分に限られます。
カレンダー日ではなく営業日で数える
ここで数えているのは、カレンダー上の5日ではなく営業日で5日です。
土日祝は日数に含めず、営業日だけを新しい順に5日分たどります。
カレンダー日で区切ると、連休を挟んだ週だけ実質の対象期間が縮み、休み明けに届いた情報が薄い母集団としか突き合わされません。
営業日で数えることで、連休があっても営業活動として同じ厚みの母集団を保てます。
SESの案件・人材メールは平日に集中するため、日数の数え方は業務の動き方に揃えるのが自然です。
新しく届いた側を起点にする片側増分の考え方
対象の絞り方にも設計があります。
Dot Linkはその日新しく入ってきた案件・人材を起点にして、相手側の直近5営業日分へ当てにいきます。
5営業日分すべてを毎日まるごと計算し直しているわけではありません。
一度評価した組み合わせは翌日以降のAI評価の対象から外すため、同じペアを何度も評価し直すことがなくなります。
古い相手を延々と突き合わせ続けないという鮮度の話と、評価にかかるコストを抑えるという運用の話が、同じ設計で解決されている形です。
候補がどの段階で絞り込まれ、どこでAIの評価に進むのかは、2段階フィルタの記事で整理しています。
AIマッチングはどう案件と人材を結びつけるのか｜2段階フィルタの仕組み
まだ動いている案件・人材は「マッチング継続」で期限を延ばす
5営業日という区切りは一律ですが、まだ動いている案件・人材については営業担当の方の操作で期限を延ばせます。
長く募集が続く案件も、しばらく次を探している方も実際にあるためです。
送信済みメールの一覧にマッチング継続のボタンがあり、これを選ぶとその案件・人材にマッチング対象の期限日が設定されます。
期限は既定で、元のメールの日付から5営業日先です。
ここでも日本の営業日で加算するため、連休を挟んでも実質の日数は変わりません。
期限日が画面のラベルで確認できる
継続を選んだ案件・人材には、期限日がそのまま画面のラベルに出ます。
「2026/08/25までマッチング対象」のように、いつまで候補に出るのかが一目で確認できる表示です。
期限を過ぎると、ラベルは「マッチング対象期限切れ」に変わります。
いつまで生きている情報なのかが画面に書かれているため、営業担当の方が頭の中でカレンダーを数える必要がありません。
延ばすかどうかを判断する材料は手元にある
継続するかどうかの判断は、営業担当の方が持っている情報でしか下せません。
先方とやり取りが続いている案件なのか、すでに音沙汰が無いのかは、システム側からは見えないためです。
そのため期限の延長は自動ではなく、明示的な操作として残しています。
放っておけば消える側を既定にして、残すほうを操作にすることで、判断しなかったものが古いまま残り続ける状態を避けています。
終わった案件・決まった人材は「対象外にする」で母集団から外す
終わったことがはっきりしている案件・人材については、期限を待たずに対象外にするで母集団から外せます。
同じく送信済みメールの一覧から操作でき、選んだ案件・人材はそれ以降のマッチングの対象になりません。
ラベルの表示も「マッチング対象外」に変わるため、あとから見返したときに、期限切れなのか意図的に外したのかが区別できます。
参画先が決まった方や、募集終了の連絡を受けた案件は、この操作で早めに落としておくのが実務的です。
すでにマッチした候補は残るという挙動
正直に書いておくと、対象外にしても、すでにマッチングが成立している候補は表示されたままです。
外れるのは、それ以降に新しく組み合わせを作る母集団からであって、進行中のマッチが消えるわけではありません。
これは意図した挙動で、画面の確認文言にもその旨が書かれています。
すでに先方とやり取りが始まっている候補が、こちら側の整理の操作で突然消えてしまうと、進行中の商談を見失うためです。
期限切れと対象外は目的が違う
期限切れは「時間が経ったので自動的に外れた」状態です。
対象外は「終わったと判断して自分で外した」状態です。
前者は放置の結果として起きるものなので、まだ生きていたのに切れてしまうことがあり得ます。
後者は営業担当の方の判断が入っているぶん確度が高く、リストを整理する意図がそのまま記録に残ります。
期限切れの判定は案件側と人材側の両方で見る
マッチングの候補は案件と人材の組み合わせなので、鮮度の判定も片側だけでは足りません。
Dot Linkは案件側の期限と人材側の期限をそれぞれ別に持ち、どちらか片方でも期限切れなら、その候補を一覧に表示しません。
案件が生きていても提案する人材がすでに決まっていれば、その組み合わせは成立しないためです。
逆に、人材がまだ動けても案件の募集が締まっていれば同じことです。
片方でも切れていれば候補一覧から消える
判定は候補を表示する時点で行われます。
継続の操作で期限日が設定されている案件・人材について、その期限日が今日より前になっていれば期限切れと判定し、その案件・人材を含む候補を表示しません。
案件側と人材側の状態を別々に見たうえで、どちらか一方でも期限切れなら非表示になるという形です。
自分の側だけを整理しても、相手側が古ければ意味が無いという当たり前の前提を、判定の側で担保しています。
相手が外した情報を自分の操作で復活させない
もうひとつ大切なのが、状態を片側ずつ保持している点です。
相手が「対象外にする」を選んだ案件・人材を、こちら側の操作で候補に戻すことはできません。
自分側の継続操作で相手側の状態まで上書きできてしまうと、終わったはずの情報が別の会社の画面で生き返ります。
案件側と人材側の状態を分けて持つことで、自分だけが古い情報を掴まされる状況も、相手に古い情報を押し付ける状況も避けています。
見せる相手そのものを指定して情報を守る仕組みは、ブロックリストの記事で扱っています。
案件・人材情報が競合に漏れない設計とは｜ブロックリストの仕組み
鮮度が担保されると営業の動き方が変わる
期限が設計で担保されていると、候補一覧は「確かめてから使うもの」から「上から順に使えるもの」に変わります。
一覧に出ている以上、案件側も人材側も期限内であることが前提になるためです。
営業担当の方の作業から、鮮度を確認する工程がまるごと抜けます。
上から順に連絡できる状態になる
候補一覧に古い案件・人材が混ざらないなら、順番に上から連絡していけます。
「これはいつの情報か」「まだ生きているか」を1件ずつ確かめるための、元メールを開き直す作業が要りません。
その日の営業時間を、確認ではなく連絡と提案に使えるという違いです。
情報が新しい前提で先方と話せる
鮮度が担保された候補は、先方との会話の質にも効きます。
古い案件を持ち込む心配が減れば、こちらから積極的に連絡を入れやすくなります。
連絡の回数が増えれば、条件のすり合わせに使える時間も増えます。
情報の鮮度は社内の整理整頓の話に見えて、実際には先方に対する信用を守る話です。
時期の条件と合わせて確認する
なお、マッチング対象の期限と、案件・人材そのものが持つ稼働開始時期は別の話です。
前者は「その情報をいつまでマッチングに使うか」、後者は「いつから動けるか」という条件です。
期限内の新しい情報であっても、稼働開始時期が噛み合わなければ提案は成立しません。
稼働開始時期の表記がどう揃わないかは、別の記事で集計しています。
稼働開始時期のミスマッチを防ぐには｜98.8%記載でも揃わない2,035通り
古い情報を残さないことを運用ではなく設計で担保する
案件・人材情報の鮮度は、担当者が古い行を消し続ける運用ではなく、期限を持たせた設計で担保するほうが確実です。
Dot Linkはマッチングの対象を直近5営業日に区切り、まだ動いているものは「マッチング継続」で延ばし、終わったものは「対象外にする」で外せる形にしています。
そのうえで期限切れの判定を案件側と人材側の両方で行い、片方でも切れている候補は表示しません。
放っておけば古い情報が落ちるという既定を置いたことで、営業担当の方が消す作業に時間を使わずに済みます。
そしてこの鮮度管理は、いつものメールの配信リストにses@dot-link.jpを足すところから始まります。
新しい案件管理ツールへの移行も、既存リストの棚卸しも必要ありません。
メール転送だけで導入できる仕組みそのものは、こちらで解説しています。
古い案件・人材が混ざらない候補一覧を確かめたい営業担当の方は、まず手元のメールを転送して結果を見てみてください。
鮮度が保たれた候補一覧をDot Linkで確認する
無料登録してマッチングを確認する →よくある質問
連休を挟むとマッチング対象の期間は短くなりますか
短くなりません。
マッチングの対象期間は営業日で数えており、土日祝は日数に含めずに営業日だけを新しい順に5日分たどります。
そのため大型連休を挟んだ週でも、突き合わせる母集団の営業日数は変わりません。
「マッチング継続」で期限を延ばす場合も同じ考え方で、元のメールの日付から日本の営業日で5日分を加算します。
カレンダー日で区切ると連休明けだけ対象が薄くなり、休み前に届いた案件・人材が実質的に見落とされるため、営業日での計算に揃えています。
「対象外にする」を押すとすでにマッチした候補も消えますか
消えません。
「対象外にする」で外れるのは、それ以降に新しく組み合わせを作るときの母集団です。
すでにマッチングが成立している候補は、対象外にした後も引き続き表示されます。
これは操作画面の確認文言にも記載されている挙動で、進行中のやり取りがリスト整理の操作で見えなくなることを防ぐためです。
参画先が決まった人材や募集が終了した案件を早めに外しつつ、進んでいる話はそのまま追いかけられます。
対象外にした案件・人材には「マッチング対象外」というラベルが表示されるため、期限切れで自動的に外れたものとの区別も付きます。
相手側が期限切れになった案件は自分の操作で戻せますか
戻せません。
期限や対象外の状態は案件側と人材側でそれぞれ別に保持されており、自分側の操作で相手側の状態を書き換えることはできない設計です。
そのため、相手が対象外にした案件・人材を含む候補は、こちらが「マッチング継続」を選んでも候補一覧には戻りません。
一方向からの操作で相手の情報を復活させられると、すでに終わった案件が別の会社の画面で生き続けることになります。
自分だけが古い情報を掴まされないための仕組みでもあるため、状態は片側ずつ独立して扱っています。
